Dar início a uma Assessoria de Comunicação, ou Assessoria de Imprensa numa pequena e/ou média organização requer cuidados, atenção e objetivos claros por parte do Assessor que assume o projeto. Isso porque se trata da implantação de um novo departamento que pouco ou quase nunca tem um papel conhecido/reconhecido pela direção e corpo de funcionários da instituição.

O primeiro trabalho a ser feito diante desse cenário é fazer conhecer os atributos da Assessoria de Comunicação, ou seja, comunicar para dentro, para que, a partir de casa, a comunicação tenha efeito na sociedade e junto aos stakeholders. Antes, porém, para que tudo isso caminhe conforme os projetos do Assessor de Comunicação, é preciso ter uma estrutura mínima.

Estrutura

Depende muito do que será feito, produzido pela Assessoria. Se atender a imprensa em entrevistas coletivas for acontecer com frequência, deve-se ter uma sala exclusiva para esse fim, com uma mesa central para os entrevistados e cadeiras confortáveis aos jornalistas. É importante que essa sala tenha uma ligação direta com a sala de imprensa, onde trabalham os redatores/jornalistas e o assessor de imprensa.

Como estamos falando de uma Assessoria de Comunicação para pequena e média organização, a sala de imprensa pode abrigar a mesma sala de reuniões de pauta, ou seja, um pequeno espaço com uma mesa que seja confortável para as reuniões semanais. A sala, porém, dever ser ampla.

Equipamentos

Nem só de um quadro de funcionários vive uma Assessoria de Comunicação, mas também de equipamentos e que sejam bons e atendam às necessidades. É imprescindível que o assessor saiba conquistar o seu espaço para trabalhar profissionalmente. Computadores com boa memória, com os programas necessários para a realização dos trabalhos, é o mínimo que se pode ter.

Boas máquinas fotográficas e gravadores digitais também são indispensáveis. Para o arquivamento das fotografias e áudios, deve-se ter um programa próprio que armazene os dados. Não pense em HD externo, pois já vi muitas assessorias de comunicação perderem longos anos de trabalho e de história da organização.

Vai trabalhar com produção e edição de vídeo, é preferível que se tenha uma câmara que filme em HD. O programa para armazenar os vídeos editados e originais também é necessário. Para a gravação dos offs de áudio e vídeo, não deixe de ter um pequeno estúdio com isolamento acústico. São ideais também para entrevistas. São importantes também jornais, revistas, uma TV com muitos canais, de preferência com TV a cabo, e, por fim, bom acesso à internet. Afinal, o Assessor de Comunicação trabalha com atualidades.

Partir para a estratégia

Com a estrutura montada, é hora de partir para o trabalho. O verdadeiro Assessor de Comunicação pensa estrategicamente. É um gestor da comunicação da instituição. Com tal responsabilidade é preciso ter claro o que deve ser feito para dar passos importantes para assegurar a boa imagem da institucional.

Alguns podem ainda pensar que trabalhar a imagem da organização significa apenas estampar o seu nome frequentemente em páginas de jornais, mas só isso já caiu por terra. A imagem institucional de uma pequena e média organização tem valor positivo quando trabalha com transparência, mostra resultados de trabalhos desenvolvidos, está totalmente visível para a sociedade. E como isso pode ser feito? A internet é uma ótima ferramenta que vem ganhando cada vez mais credibilidade com o crescimento das redes sociais. O site e as redes sociais da instituição, gerenciadas e monitoradas diariamente, portanto, devem ser os carros-chefe da
Assessoria de Comunicação.

Uma publicação impressa, um jornal-mural, também podem ser boas ferramentas, tanto para os funcionários como para a sociedade. O trabalho estratégico da Assessoria de Comunicação passa também pelo bom relacionamento com o assessorado. Essa sintonia deve ser transparente e frequente. Para isso, a sala de imprensa deverá estar próxima da direção da organização. A opinião e posição da instituição têm de estar em sintonia com os seus objetivos. Para que isso ocorra, o Assessor tem papel indispensável para direcionar o assessorado, seja para escrever artigos, como para falar à sociedade através dos veículos de comunicação e solicitações da imprensa. E se a organização quer estar na imprensa, que também tem alto poder de fazê-la aparecer, a instituição deve ter acessibilidade. Para isso, cabe ao Assessor dar medias trainings ao assessorado, ou seja, prepará-lo para lidar com os meios de comunicação. Ele deve também estar atento à sugesta de pautas para a imprensa.

Por enquanto ficamos por aqui. Este texto, porém, terá uma continuação. Os pontos apresentados aqui devem ser pensados e estudados para que seja dado início a uma Assessoria de Comunicação com êxito.